Kun tekoälystä puhutaan julkisten hankintojen yhteydessä, keskustelu kääntyy nopeasti joko liioitteluun ("tekoäly automatisoi koko hankinnan") tai torjuntaan ("tekoäly ei sovi viranomaistoimintaan"). Kumpikaan ääripää ei vastaa käytäntöä. Julkiset hankinnat ovat prosessikokonaisuus, jossa osa vaiheista on luonteeltaan rutiinipitoisia ja hyvin strukturoituja, ja osa vaatii oikeudellista ja substanssiharkintaa. Tekoäly tuottaa hyötyä erityisesti rutiinipitoisissa vaiheissa ja pysyy hyödyttömänä tai jopa haitallisena harkintaa vaativissa vaiheissa.
Mihin tekoäly sopii tarjoajan näkökulmasta
Hankintailmoitusten seuranta ja kohdentaminen. HILMAssa, Tarjouspalvelussa ja EU-tasolla TEDissä julkaistaan viikoittain satoja julkisia hankintailmoituksia. Ilmoitusten luokittelu CPV-koodein, maantieteellisin kriteerein, kynnysarvoin ja sisältöavainsanoin on tyypillinen tekoälyn vahvuusalue. Hyvin rakennettu seurantaputki pystyy suodattamaan tarjoajayritykselle relevantit ilmoitukset yleensä alle 5 prosenttiin alkuperäisestä volyymista. Tämä on ajansäästöä, jota ei ole järkevää tehdä manuaalisesti.
Tarjousasiakirjojen lukeminen ja tiivistäminen. Keskikokoisen palveluhankinnan tarjouspyyntöpaketti sisältää tyypillisesti 5–15 asiakirjaa, yhteenlaskettuna 100–400 sivua. Tekoäly osaa tiivistää vaatimukset, tunnistaa poikkeavuudet aiemmista vastaavista hankinnoista ja nostaa esiin ne kohdat, jotka vaativat erityistä huomiota. Ajansäästö on keskimäärin 70–90 % verrattuna manuaaliseen läpikäyntiin.
Aikaisempien tarjousten ja soveltuvuusasiakirjojen uudelleenkäyttö. ESPD-lomakkeet, referenssilistat, CV:t, laatusertifikaatit ja taloudelliset luvut toistuvat tarjouksesta toiseen. Tekoäly pystyy noukkimaan ja täyttämään oikeat tiedot aiemmista dokumenteista uuden tarjouspyynnön lomakkeisiin, kunhan lähdeaineisto on järjestyksessä.
Vastausten ensiversiot ja yhdenmukaisuuden tarkistus. Tekoäly osaa laatia ensiversion palvelukuvauksesta, projektisuunnitelmasta tai laadunvarmistuksesta. Nämä ensiversiot eivät ole tarjouksen lopullinen muoto, mutta ne vievät 60–80 % prosessin alkupäästä pois. Ihmisen tehtäväksi jää tarkistaa, korjata ja räätälöidä.
Hankintaoikeudellisten ennakkotapausten haku. Markkinaoikeuden ratkaisuja on julkaistu tuhansia. Tekoäly pystyy löytämään relevanttisimmat ratkaisut yksittäiseen soveltuvuusvaatimukseen, vertailukriteeriin tai rajaustapaukseen liittyen. Tämä on välillinen apu myös tarjoukseen mahdollisesti tehtävän valituksen valmisteluun.
Mihin tekoäly ei sovi
Lopulliseen oikeudelliseen harkintaan. Tekoäly ei voi korvata juristin arviota siitä, onko soveltuvuusvaatimus hankintalain 81 tai 82 pykälän mukaisesti asetettu, onko tarjouspyynnössä menettelyvirhe, tai onko tarjouksen hylkäämiselle lailliset perusteet. Kaikki nämä ovat lopputuotteen hintaan nähden pieniä kuluja, ja virheelliset päätökset niissä ovat kalliita.
Strategisiin valintoihin siitä mihin osallistua. Tarjoaminen julkiseen hankintaan on aina liiketoimintapäätös. Siihen vaikuttavat voitettavuuden arviointi, kannattavuuden simulointi, asiakassuhteen strateginen merkitys ja muut tekijät, joita tekoäly ei tunne. Tekoäly voi antaa arvioita, mutta päätöksen tekee ihminen, joka ymmärtää yrityksen tilanteen kokonaisuutena.
Luottamuksellisen tai salassa pidettävän aineiston käsittelyyn ilman riittävää tietosuojakontrollia. Julkiset hankintapaperit ovat pääosin julkisia, mutta tarjouksen sisältö, hinnoittelu, referenssiasiakkaiden tiedot ja muut liikesalaisuudet eivät ole. Jos tekoälyratkaisun datavirta kulkee ilman selkeää tietoturvakontrollia, tarjoaja voi rikkoa oman yrityksensä tietoturvapolitiikkaa ja sopimuksellisia velvoitteitaan.
Puhtaasti luovaan tai visionaariseen sisältöön. Hyvä tarjous sisältää aina myös tarjoajan oman näkemyksen siitä, miten palvelu tuotetaan parhaiten juuri kyseiselle asiakkaalle. Tekoäly osaa jäljitellä tämäntyylistä sisältöä, mutta se jää usein pinnalliseksi eikä erotu kilpailijoiden vastaavista teksteistä. Ostaja lukee satoja tarjouksia ja tunnistaa geneeriset kohdat nopeasti.
Tekoäly plus ihminen, ei tekoäly yksin
Käytännöllinen malli on hyvin yksinkertainen. Tekoäly tekee rutiinipitoiset osat: ilmoitusten seurannan, asiakirjojen lukemisen, ensiversioiden laadinnan, yhdenmukaisuuden tarkistukset. Ihminen tekee harkintapitoiset osat: mihin osallistutaan, millä hinnalla, millä strategialla, mitkä referenssit ovat relevantteja juuri tähän hankintaan.
Tämä jako ei ole ideologinen. Se perustuu yksinkertaiseen havaintoon: hankintojen voittaminen on harvoin kiinni tarjouksen muotoilusta sinänsä, mutta usein kiinni strategisesta sopivuudesta. Tekoälyltä säästetty aika kannattaa sijoittaa strategiseen työhön.
Miten Viran-alusta jakaa tehtävät
Viran on rakennettu tämän työnjaon ympärille. Alusta hoitaa rutiinivaiheet automaattisesti:
- Hankintailmoitusten suodatus CPV-koodein, maantieteellisin ja avainsanapohjaisin kriteerein
- Tarjousasiakirjojen tiivistäminen ja avainkohtien nosto
- ESPD-lomakkeiden esitäyttö yritysprofiilin perusteella
- Palvelukuvausten ja projektisuunnitelmien ensiversiot
- Tarjouksen sisäisen yhdenmukaisuuden tarkistus (hinnat, referenssit, päivämäärät)
- Markkinaoikeuden ennakkotapausten haku soveltuvuusvaatimuksiin liittyen
Käyttäjän vastuulle jää harkinta:
- Hankintojen liiketoiminnallinen arviointi (mitä kannattaa tarjota)
- Tarjouksen strategia ja hinnoittelu
- Oikeudellinen harkinta epäselvissä tilanteissa
- Tarjouksen lopullinen muotoilu ja sävy
- Neuvottelut ja tiedonvaihto hankintayksikön kanssa
Tämä jako tarkoittaa käytännössä sitä, että alusta vähentää rutiinityön määrää merkittävästi ja jättää strategisen osuuden ihmiselle, jolla on yrityksen kokonaiskonteksti.
Tietoturva ja tietosuoja
Viran käsittelee kaiken käyttäjäaineiston EU-alueella sijaitsevilla palvelimilla. Tarjousaineisto ei päädy tekoälymallien koulutusaineistoon. Tietoturvakuvaus on saatavilla pyynnöstä ja liitetään osaksi asiakassopimuksia. Stratospheric Cloud Oy on rekisterinpitäjä ja sopimusosapuoli Viran-palvelun käyttäjille.
Milloin tekoälyä ei kannata käyttää lainkaan
Jos yrityksessäsi ei ole selkeää prosessia tarjousten valmisteluun tai jos soveltuvuusaineisto (ESPD-osat, referenssit, CV:t) ei ole rakenteellisessa muodossa, tekoäly ei tuota merkittävää hyötyä. Tällaisessa tilanteessa kannattaa ensin rakentaa perusprosessi ja sitten automatisoida sen osia.
Usein kysyttyä
Onko tekoälyn käyttö julkisten hankintojen tarjouksissa sallittua?
Kyllä. Tarjoaja vastaa aina tarjouksen sisällöstä, oli sen ensiversio tehty tekoälyllä tai käsin. Hankintalain näkökulmasta olennaista on, että tarjous täyttää tarjouspyynnön vaatimukset ja on tarjoajan hyväksymä.
Entä kun hankintayksikkö käyttää tekoälyä hankinnan valmistelussa?
Julkisen sektorin organisaatiot ovat varovaisempia tekoälyn käytössä erityisesti luottamuksellisen aineiston osalta. Osalla on sisäiset ohjeet, jotka rajoittavat pilvipohjaisten mallien käyttöä. EU:n tekoälyasetus (AI Act) luokittelee julkiset hankinnat useimmissa tapauksissa matalariskisiksi sovelluksiksi.
Voiko tekoäly päättää tarjouksen voittajasta?
Ei itsenäisesti. Hankintapäätöksen tekee nimetty virkamies tai muu viranomainen. Tekoäly voi tukea pisteytystä ja kriteerien arviointia, mutta päätösvastuu on ihmisellä. Tämä koskee sekä hankintayksikön että tarjoajan puolta.
Millä tietoturvatasolla tekoälyä pitäisi käyttää tarjousaineistoihin?
Tarjousten sisältö (hinnoittelu, referenssit, liikesalaisuudet) ei saa päätyä tekoälymallien koulutusaineistoon eikä käsittelyketjuun ilman sopimuksellista suojausta. Minimitaso on EU-alueella sijaitseva palvelu ja kirjallinen DPA (data processing agreement). Ks. tarkemmat markkinaoikeusratkaisuihin pohjautuvat artikkelimme, esimerkiksi tarjoajan poissulkeminen ja itsekorjaavat toimet.
Aiheeseen liittyen: tarjoajan poissulkeminen ja itsekorjaavat toimet (MAO:612/2025). Viran on julkisten hankintojen tarjoajille rakennettu tekoälyalusta. Varaa demo nähdäksesi, mitä rutiinivaiheita se automatisoi ja mitä jättää sinun harkittavaksesi.