Maaliskuu 2023. Kiertokaari Oy ilmoitti 3,5 miljoonan euron jätteenkeräysurakasta 11 osa-alueella Oulun alueella. Ennen ilmoitusta oli käyty markkinavuoropuheluja. Niissä oli jaettu tietoa volyymeista ja aikataulusta.
Osa tarjoajista oli kuullut tiedon. Osa ei. Tarjouspyynnössä kyseiset lähtötiedot olivat puutteelliset, erityisesti biojäteastioiden tyhjennysmäärien osalta.
Paikalliset toimijat Jätehuolto Matti Nuojua Oy ja SR-kiinteistöhuolto Oy valittivat. Markkinaoikeus kumosi hankinnan 4.1.2024 kokonaan, 100 000 euron sakon uhalla (MAO:2/2024). Ydin: markkinavuoropuhelu on sallittu, mutta sen tuotokset pitää palauttaa tarjouspyyntöön tasapuolisesti.
Miksi tieto katoaa matkalla
Markkinavuoropuhelu on hyödyllinen työkalu. Hankintayksikkö saa käsityksen markkinan tarjonnasta ja hinnoittelusta. Tarjoajat pääsevät vaikuttamaan tarjouspyynnön muotoiluun. Ongelma syntyy, kun vuoropuhelussa kertynyt tieto ei päädy asiakirjaan.
Tyypillisiä syitä:
- Vuoropuhelussa läsnä ollut henkilö ei kirjoita tarjouspyyntöä
- Tieto katsotaan "taustatiedoksi", ei tarjouspyyntöön kuuluvaksi
- Oletetaan, että muutkin tietävät nämä asiat jo alan tuntemuksen perusteella
Kaikki kolme johtavat samaan: osa tarjoajista valmistelee tarjouksen enemmän tiedon varassa kuin toiset. Avoimuusperiaate ei toteudu.
Tarjoajan kolme vaihtoehtoa
Kun tarjouspyyntö julkaistaan markkinavuoropuhelun jälkeen:
- Dokumentoi vuoropuhelussa kuultu ja vertaa tarjouspyyntöön. Jos volyymit, aikataulut tai erityisvaatimukset eivät vastaa vuoropuhelua, tarjouspyyntö on puutteellinen.
- Kysy kysymys–vastaus-vaiheessa täydennystä. Pyydä hankintayksikköä kirjaamaan vuoropuhelun tiedot tarjouspyyntöön kaikkien käyttöön.
- Valita hankintailmoituksesta 14 päivän sisällä julkaisusta. Tarjouksen jättämistä ei tarvita.
Jos et itse osallistunut vuoropuheluun, pyydä hankintayksiköltä osallistujalista ja muistiot. Usein niitä ei saa. Se tieto itsessään kuuluu muistiinpanoihisi.
Usein kysyttyä
Onko markkinavuoropuhelun osallistujalista julkinen?
Markkinavuoropuheluun kutsutaan yleensä Hilman kautta julkaistulla ennakkoilmoituksella tai tietopyynnöllä. Itse vuoropuhelun muistiot eivät ole automaattisesti julkisia, mutta tarjoajalla on oikeus pyytää niitä hankintayksiköltä.
Mitä eroa on markkinavuoropuhelulla ja tietopyynnöllä (RFI)?
Markkinavuoropuhelu on hankintalain 65 §:n mukainen menettely, jossa hankintayksikkö tapaa toimittajia ennen hankintamenettelyä. Tietopyyntö on kevyempi kirjallinen kysely, jolla hankintayksikkö kerää tietoa markkinasta. Molempia koskee sama avoimuusvaatimus.
Annetaanko vuoropuheluun vastanneille etusija kilpailutuksessa?
Ei. Tasapuolisuusperiaate kieltää tämän. Vuoropuheluun osallistuneet saavat kuitenkin markkinatuntemusta, joka voi auttaa tarjouksen laadinnassa.
Milloin on aihetta valittaa avoimuusperiaatteen rikkomisesta?
Jos tarjouspyyntöasiakirjat jättävät epäselväksi keskeisiä tietoja (volyymit, aikataulu, tekniset vaatimukset) ja tarjoajalla on tieto, että osa muista tarjoajista on saanut näitä vuoropuhelun kautta, kyseessä on mahdollinen avoimuusperiaatteen rikkomus. Valitus markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa hankintailmoituksesta.
Viranin näkemys
Markkinavuoropuhelu on hankintaprosessin näkymättömin vaihe. Se tapahtuu ennen virallista menettelyä, sitä ei aina dokumentoida julkisesti, ja sen vaikutus näkyy vasta tarjouspyynnössä viikkoja tai kuukausia myöhemmin.
Hankintayksikön näkökulmasta MAO:2/2024 on muistutus siitä, että vuoropuhelun tuotosten pitää palautua tarjouspyyntöön sisällöltään tunnistettavasti, ei vain "taustatietona". Viran Review on hankintalakiin pohjautuva esitarkastuspalvelu, joka käy läpi tarjouspyynnön lähtötiedot (volyymit, aikataulut, tekniset vaatimukset) ja nostaa puuttuvat tai epätäydelliset kohdat raporttiin ennen julkaisua. Esitarkastus kattaa myös sisäiset viittaukset asiakirjojen välillä ja pohjautuu yli 20 000 hankintadokumentin analyysille.
Aiheeseen liittyen: vertailuperusteet ilman painoarvoja (MAO:225/2024). Tutustu Viran Reviewiin tai varaa demo.