Maaliskuu 2023. Kiertokaari Oy ilmoitti 3,5 miljoonan euron jätteenkeräysurakasta 11 osa-alueella Oulun alueella. Ennen ilmoitusta oli käyty markkinavuoropuheluja. Niissä oli jaettu tietoa volyymeista ja aikataulusta.
Osa tarjoajista oli kuullut tiedon. Osa ei. Tarjouspyynnössä kyseiset lähtötiedot olivat puutteelliset, erityisesti biojäteastioiden tyhjennysmäärien osalta.
Paikalliset toimijat Jätehuolto Matti Nuojua Oy ja SR-kiinteistöhuolto Oy valittivat. Markkinaoikeus kumosi hankinnan 4.1.2024 kokonaan, 100 000 euron sakon uhalla (MAO:2/2024). Ydin: markkinavuoropuhelu on sallittu, mutta sen tuotokset pitää palauttaa tarjouspyyntöön tasapuolisesti.
Miksi tieto katoaa matkalla
Markkinavuoropuhelu on hyödyllinen työkalu. Hankintayksikkö saa käsityksen markkinan tarjonnasta ja hinnoittelusta. Tarjoajat pääsevät vaikuttamaan tarjouspyynnön muotoiluun. Ongelma syntyy, kun vuoropuhelussa kertynyt tieto ei päädy asiakirjaan.
Tyypillisiä syitä:
- Vuoropuhelussa läsnä ollut henkilö ei kirjoita tarjouspyyntöä
- Tieto katsotaan "taustatiedoksi", ei tarjouspyyntöön kuuluvaksi
- Oletetaan, että muutkin tietävät nämä asiat jo alan tuntemuksen perusteella
Kaikki kolme johtavat samaan: osa tarjoajista valmistelee tarjouksen enemmän tiedon varassa kuin toiset. Avoimuusperiaate ei toteudu.
Tarjoajan kolme vaihtoehtoa
Kun tarjouspyyntö julkaistaan markkinavuoropuhelun jälkeen:
- Dokumentoi vuoropuhelussa kuultu ja vertaa tarjouspyyntöön. Jos volyymit, aikataulut tai erityisvaatimukset eivät vastaa vuoropuhelua, tarjouspyyntö on puutteellinen.
- Kysy kysymys–vastaus-vaiheessa täydennystä. Pyydä hankintayksikköä kirjaamaan vuoropuhelun tiedot tarjouspyyntöön kaikkien käyttöön.
- Valita hankintailmoituksesta 14 päivän sisällä julkaisusta. Tarjouksen jättämistä ei tarvita.
Jos et itse osallistunut vuoropuheluun, pyydä hankintayksiköltä osallistujalista ja muistiot. Usein niitä ei saa. Se tieto itsessään kuuluu muistiinpanoihisi.
Meidän näkökulmastamme
Markkinavuoropuhelu on hankintaprosessin näkymättömin vaihe. Se tapahtuu ennen virallista menettelyä, sitä ei aina dokumentoida julkisesti, ja sen vaikutus näkyy vasta tarjouspyynnössä viikkoja tai kuukausia myöhemmin.
Hankintayksikön näkökulmasta MAO:2/2024 on muistutus siitä, että vuoropuhelun tuotosten pitää palautua tarjouspyyntöön sisällöltään tunnistettavasti, ei vain "taustatietona". Viran Review on hankintalakiin pohjautuva esitarkastuspalvelu, joka käy läpi tarjouspyynnön lähtötiedot (volyymit, aikataulut, tekniset vaatimukset) ja nostaa puuttuvat tai epätäydelliset kohdat raporttiin ennen julkaisua. Esitarkastus kattaa myös sisäiset viittaukset asiakirjojen välillä ja pohjautuu yli 20 000 hankintadokumentin analyysille.
Aiheeseen liittyen: vertailuperusteet ilman painoarvoja (MAO:225/2024). Tutustu Viran Reviewiin tai varaa demo.